Sparkasse Mittelfranken-Süd
State of the Art Content Management im digitalen Newsroom der Sparkasse
Wie transformiert man eine klassisch gewachsene Banken-Kommunikation in einen modernen, digitalen Newsroom? Vor dieser Herausforderung stand die Sparkasse Mittelfranken-Süd. Innerhalb von nur wenigen Wochen gelang der Umstieg von dezentralen Excel-Listen, kanalgetriebener Kommunikation und Silos auf eine effiziente und themenzentrierte Content-Steuerung.
Axel Rötschke, treibende Kraft hinter diesem Change-Projekt, erläutert in unserer Case Study, wie das Team 30 Kanäle bündelt und in Zeiten einer herausfordernden Fusionskommunikation für eine neue Sparkassen-Region die Qualität der Kommunikation spürbar gesteigert hat. Ein Einblick in einen Prozess, der mittlerweile innerhalb der Sparkassen-Finanzgruppe als „State of the Art“ gilt.
"Mit Scompler gibt es kein Hin- und Herschicken mehr. Es gibt eine Datei, eine Übersicht. Unsere Prozesse sind so viel transparenter, sicherer und effizienter geworden. Aber auch strategisch hat sich alles gedreht: Wir schauen heute viel strukturierter auf unsere Themen."
Axel Rötschke, Chef vom Dienst, Sparkasse Mittelfranken-Süd
Vorher vs. Nachher: Die Transformation der Sparkasse Mittelfranken-Süd
Wie sah eure Kommunikationsarbeit vor Scompler aus?
Axel: „Wir hatten mit großem Silo-Denken zu kämpfen: Die Social-Media-Managerin erstellte Texte und Grafiken, während parallel ein Mailing zum selben Thema vorbereitet wurde – ohne jede Abstimmung. Jeder hat sich mit Excel-Listen und Word-Dokumenten selbst organisiert, was extrem ineffizient war. Wissen steckte oft in persönlichen Postfächern fest. Wenn dann jemand krank wurde, stand das Team vor einer echten Herausforderung, weil die Arbeitsstände für die anderen kaum nachvollziehbar waren. Das eine ist es, sich bewusst zu machen, dass man diesen Überblick in der Kommunikationsarbeit dringend braucht. Aber um diesen Überblick wirklich zu behalten, brauchten wir zwingend eine Software.“
Über die Sparkasse Mittelfranken-Süd
Die Sparkasse Mittelfranken-Süd ist mit einer Bilanzsumme von 4,6 Mrd. Euro der führende Finanzdienstleister der Region. Das Institut verbindet regionale Nähe mit digitaler Innovationskraft. Durch ihre konsequente Newsroom-Struktur und strategische Themenarchitektur gilt die Sparkasse heute als Benchmark für moderne Kommunikation innerhalb der Sparkassen-Finanzgruppe.
Was hat sich durch den Einsatz von Scompler grundlegend verändert?
„Wir haben heute mit Scompler die zentrale Plattform für alles, was in der Unternehmenskommunikation stattfindet – sowie zum Teil auch für das Vertriebsmanagement, die mit Read-Only-Lizenzen auf unser Projekt Zugriff haben. Zum Punkt von oben: Mit Scompler gibt es kein Hin- und Herschicken mehr. Es gibt eine Datei, eine Übersicht. Unsere Prozesse sind so viel transparenter, sicherer und effizienter geworden.
Aber auch strategisch hat sich alles gedreht: Wir schauen heute viel strukturierter auf unsere Themen. Da, wo Content früher nach einmaliger Nutzung einfach ‚gestrandet‘ ist, sehen wir ihn jetzt im System und nutzen ihn konsequent mehrfach. Wir stellen fest: Früher hieß es oft, uns fehle Material – heute wissen wir bei der Fülle an Inhalten kaum noch, wie wir alles unterbringen sollen.“
Scompler ist das Zentrum des Sparkassen-Newsrooms: Alles von der strategischen Planung über Produktion bis hin zur Ausspielung findet hier statt.
Ihr habt nicht nur Scompler eingeführt, sondern auch eure Organisationsstruktur auf das Newsroom-Modell umgestellt. Wie hängt beides für dich zusammen?
„Beides trägt dazu bei, integriert zusammenzuarbeiten. Scompler gibt uns die Transparenz, die Strategie, die effizienten Content Operations. Das Newsroom-Modell gibt uns Struktur und klare Rollen. Wir haben die Aufgabenverteilung grundlegend professionalisiert und das Kanalmanagement vom Kreativmanagement getrennt. Früher hat zum Beispiel die Social-Media-Kollegin alles selbst gemacht: Fotos, Texte, Grafik. Das ging oft zulasten der Qualität.
Heute haben wir spezialisierte Teams für Grafik, Text und Video. Ein Beitrag braucht in der Erstellung vielleicht mal etwas länger, aber die Wirkung ist durch die fachliche Tiefe eine ganz andere. Wir sind nicht mehr auf den einzelnen Kanal versteift, sondern arbeiten viel integrierter und am Ende kreativer.
Früher waren wir extrem davon abhängig, wann Themen von anderen Abteilungen bei uns aufschlugen. Heute ist das anders: Wer seine Themen nicht rechtzeitig einreicht, wird im Regelfall nicht bespielt. Das führt zu spürbaren Lerneffekten bei Partnerabteilungen und ermöglicht uns, unsere Kommunikation strategisch zu gestalten, statt nur auf Zurufe zu reagieren.“
Wie kam diese Veränderung in der Arbeitsweise beim Team an?
„Ein solcher Change ist kein Selbstläufer. Wir haben „Skeptiker“ frühzeitig identifiziert und gezielt eingebunden, indem wir ihnen schon vorab Zugriff auf Scompler ermöglicht haben. Der Wendepunkt kommt meist dann, wenn die Kollegen selbst erleben, wie viel einfacher es ist, den Status eines Projekts jederzeit einzusehen und genau zu wissen, bis wann was passiert und was der aktuelle Produktionsstand ist. Wenn der Mehrwert im eigenen Alltag erst einmal greifbar ist und man merkt, dass man nicht mehr ständig nach allem suchen muss, schlägt Skepsis sehr schnell in Akzeptanz um.“
Axel Rötschke
Sparkasse Mittelfranken Süd
Axel Rötschke ist Referent in der Unternehmenskommunikation der Sparkasse Mittelfranken-Süd. Als Chef vom Dienst verantwortet er sowohl den Aufbau eines Corporate Newsrooms und die Einführung von Scompler als passende Software, wie auch die strategische Kommunikationsplanung seines Teams in der Plattform. Als stellvertretender Pressesprecher kümmert er sich zudem um die Pressearbeit wie auch um die Textarbeit im Newsroom.
Eine Software-Einführung innerhalb weniger Wochen ist für eine Sparkasse ein außergewöhnliches Tempo. Wie ist euch das gelungen?
„Normalerweise dauern solche Prozesse bei uns drei bis vier Monate. Dass wir innerhalb weniger Wochen komplett arbeitsfähig waren, lag an der riesigen Unterstützung durch meinen Chef und an der extrem engen Betreuung durch Scompler. Wir haben Dokumente und Antworten oft am selben Tag zurückbekommen. Ein solches Tempo bei einem Change-Projekt gab es bei uns im Haus zuvor noch nie. Das hat dem gesamten Projekt sofort eine unglaubliche Dynamik verliehen.“
Wie schlägt sich dieser neue Standard mittlerweile in der Wahrnehmung eurer Arbeit nieder?
„Das Feedback von Vorständen und Bürgermeistern zu unserer Kommunikationsarbeit ist überwältigend. Innerhalb der Sparkassenverbände gilt unser Setup mittlerweile als ‚State of the Art‘. Erst kürzlich hatten wir Kollegen von anderen großen Sparkassen zu Besuch, die sich unseren Newsroom als Vorbild angeschaut haben. Wir stellen fest: Für den Output, den wir heute generieren, arbeiten wir im Verhältnis immer weniger, weil die Prozesse einfach schlanker sind und wir die strategische Hoheit über unsere Themen zurückgewonnen haben.“